A continuación reseñaremos brevemente las situaciones mas usuales en relación a la tarea del letrado o procurador en cuanto a la presentación y el seguimiento de una cédula de notificacion.
Nos limitaremos aquí al supuesto de cédulas presentadas en los Tribunales Nacionales con asiento en la Ciudad de Buenos Aires, cuyo domicilio de destino se encuentra en la misma Ciudad.
Lugar de presentación:
La cédula debe ser presentada en principio en la secretaría actuante, en dos ejemplares idénticos (cédula y cedulón) conteniendo ambos firma y sello del profesional que deberán estar acompañados de las respectivas copias si correspondiere.
En general existen lugares alternativos para la presentación de cédulas. El ejemplo mas claro de ello es la mesa receptora de escritos de Lavalle 1220 que actualmente recibe escritos y cédulas de todos los juzgados civiles.
Existen otras generalmente de alcance mas restringido:
En Callao 635 que solo reciben para juzgados comerciales de ese edificio.
En Diagonal y Libertad sólo reciben para Juzgados Comerciales y Salas de Apelaciones de ese fuero con asiento el edificio alli situado.
En Peron 990 sólo reciben para Juzgados laborales de ese edificio, salvo que otro edificio con juzgados laborales fuera temporalmente cerrado por amenaza de bomba en cuyo caso también podrán presentarse alli.
Diagonal Roque Saenz Peña 760 también recibe para Juzgados laborales de ese edificio, con igual alcance que la de Peron 990 en caso de cierre.
La única limitación que tiene la presentación de una cédula en una mesa receptora de escritos, es que al presentarla, no será posible desglosar las copias de traslado que por el artículo 120 corresponda agregar, ya que el personal del Juzgado únicamente realizará el desglose si el interesado se encuentra en secretaría al momento de presentación de la cédula.
La ventaja que tiene la presentación de cédulas en la mesa receptora, suele ser el sellado de la cédula.
En efecto, siempre será recomendable confeccionar una tercera copia de la cédula. Esa tercera copia cumplirá varias funciones:
- Como comprobante de haberla presentado en caso de extravíó (para defenderse de un planteo de caducidad, por ejemplo).
- Para agendarla de alguna forma como documento en trámite
- Para anotar sobre ella el resultado y el numero de foja una vez que la cedula original sea incorporada al expediente y luego agragarla a la carpeta melliza.
Sin embargo y teniendo en cuenta por sobre todas las cosas la primera de las funciones reseñadas, existe un gran número de Juzgados y Secretarías que instruyen a su personal para que no sellen las cédulas que los letrados presentan.
Teniendo en cuenta tal circunstancia (y sin pretender aquí extendernos demasiado sobre el tema de las caducidades) y dada la dificultad de conocer de antemano cual es el
Aprovechamos la oportunidad para señalar que una cédula puede ser presentada junto a un escrito en el que se indique ¨acompaña cédula¨. Sin embargo ello conlleva una gran desventaja debido a que el expediente pasará a despacho para que se dicte una resolución ¨librese¨ o algo parecido y recién alli la cédula será librada. No es el método mas eficiente, pero es una forma de documentar su presentación.
Otra ventaja de las oficinas receptoras es que algunos juzgados o secretarías tiene el criterio de instruir a su personal para que no reciba cédulas si el expediente no se encontrara. Teniendo en cuenta ello, la oficina receptora siempre será una opción segura.
Por último, teniendo en cuenta todo lo expresado y con relación a las copias que eventualmente deban acompañarse en una cédula, la aplicación del artículo 120 del CPCCN y las razones prácticas antes aludidas, terminan implicando que el profesional confeccione o se reserve para sí otro juego de copias adicional, de modo tal que al ordenarse el traslado de una presentación propia, pueda adjuntar ese juego de copias a la cédula que se presentará en la mesa receptora, evitando asi tener que concurrir al Juzgado para desglosar las copias, y evitar el riesgo de que el personal no quiera sellar la copia o que inclusive el expediente no se encuentre en letra, en cuyo caso no podrá hacer nada.
Una vez aclarado el tema de la presentación, cabe destacar que independientemente de que la cédula sea presentada por mesa receptora o bien directamente en la secretaría del tribunal interviniente, el personal la colocará en una pila y diariamente confeccionarán una lista de cédulas, que luego será recopilado en una carpeta, que genéricamente se conoce como ¨el listado de cédulas¨ que deberá estar a disposición de empleados y funcionarios del tribunal, pero por sobre todo de letrados y partes.
Diariamente, personal del Juzgado concurrirá a la Oficina de Notificaciones (que se encuentra en Diagonal Norte en el edificio Bencich) a retirar las cédulas tramitadas y a entregar las nuevas cédulas, oportunidad en que ese listado será recepcionado y sellado para luego ser incorporado a la referida carpeta.
Ello nos lleva a considerar el siguiente paso.
El control del libramiento:
Es recomendable volver a pasar por el juzgado algunos dias después para verificar en el listado el libramiento de la pieza. Ello deberá verificarse consultando el listado del mismo dia de presentación y los posteriores dentro de lo razonable (en la práctica podrian llegar a tardar DIEZ DIAS en librarla)
En caso de que la cédula no apareciere, se puede consultar al personal de la mesa receptora del tribunal si tiene ¨cédulas observadas¨.
Alli nos encontraremos con una abundante pila de piezas procesales de diverso tipo y de variada antiguedad , muchas de ellas mutiladas, sueltas, etc.
Si la cédula fue observada por falta de copias y las habíamos acompañado, la próxima vez nos aseguraremos de evitar los clips y poner dos ganchos metálicos o un gancho tipo mariposa.
El resultado de la cédula efectivamente librada:
Independientemente de cuales sean las obligaciones del oficial notificador en cuanto a cómo practicar la diligencia, cierto es que salvo que la cédula se extravíe, en algun momento deberá ser devuelta a la secretaría actuante con el respectivo informe al dorso en el que podrá constar:
- El informe positivo de la diligencia realizada confeccionado y firmado por el notificador
- El informe negativo de la diligencia realizada confeccionado y firmado por el notificador
- El informe de la devolucion de la cedula sin diligenciar firmado por el notificador (por falta de sello del profesional, por falta de copias, por falta de zona, etc).
En cualquier caso, la tarea del profesional interesado en el resultado de la diligencia, será concurrir a la mesa de entradas de la secretaría del tribunal y verificar en el expediente si la cédula se encuentra agregada.
En la práctica, no siempre las cédulas son agregadas al expediente cuando llegan al Tribunal.
Las diferentes variantes que se dan en la práctica son:
Que el personal las coloque en una canastilla de cédulas para agregar a disposición de todos los interesados, en cuyo caso habrá que solicitar esa canastilla, buscarla y agregarla o pedirle al personal de la mesa para que la agregue. El riesgo de ese método es que la cédula podría extraviarse -accidental o intencionalmente- razón por la cual el interesado deberá concurrir con la mayor frecuencia posible hasta que la cédula vuelva.
Que el personal las guarde en una carpeta reservada. En esos casos, generalmente el personal suele ¨descargar¨ las cédulas en el listado de salida, de modo que si al consultar en ese listado, el interesado advierte que la misma consta como descargada (generalmente es
Que el personal incorpore la cédula directamente al expediente, lo que dependerá de que el mismo se encuentre o no en letra.
A los fines de un mejor seguimiento del trámite del expediente, lo mas recomendable es escribir en la tercera copia de control el numero de foja en que quedó foliada la cédula al ser incorporada al expediente y escribir en la misma las anotaciones correspondientes a su resultado, incluyendo por sobre todas las cosas, la fecha en que la diligencia fue practicada, todo lo cual facilitará luego la tarea del letrado en el estudio al momento de tener que invocar el resultado de esa cédula en oportunidad de redactar un escrito posterior.
Si el resultado hubiera sido negativo y la cédula hubiera sido acompañada por copias, resulta conveniente intentar retirarlas, para adjuntarlas a la próxima cédula que deba ser librada según corresponda.
